Excel dan Manajemen Proyek

 Excel dapat menjadi alat yang sangat berguna untuk manajemen proyek, meskipun tidak memiliki semua fitur canggih dari perangkat lunak manajemen proyek khusus. Berikut adalah beberapa cara Anda bisa menggunakan Excel untuk mengelola proyek Anda secara efektif:

**1. Perencanaan Proyek:**

*   **Daftar Tugas (To-Do List):** Buat tabel dengan kolom seperti "Nama Tugas," "Deskripsi," "Penanggung Jawab," "Status" (Belum Mulai, Sedang Dikerjakan, Selesai, Tertunda), "Prioritas" (Tinggi, Sedang, Rendah), dan "Tenggat Waktu."

*   **Struktur Rincian Kerja (Work Breakdown Structure - WBS):** Gunakan indentasi atau kolom terpisah untuk memecah proyek besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan dapat dikelola.

*   **Perencanaan Sumber Daya:** Buat tabel untuk melacak sumber daya yang dibutuhkan (orang, peralatan, anggaran) dan alokasinya untuk setiap tugas.

**2. Penjadwalan Proyek:**

*   **Gantt Chart Sederhana:** Anda dapat membuat Gantt chart visual menggunakan format bersyarat di Excel. Buat kolom tanggal dan gunakan warna untuk menandai durasi tugas. Ini memberikan gambaran visual tentang lini masa proyek.

*   **Penandaan Tenggat Waktu:** Gunakan format bersyarat untuk menyoroti tugas-tugas yang mendekati tenggat waktu atau sudah terlewat.

**3. Pelacakan Kemajuan:**

*   **Status Tugas:** Perbarui kolom "Status" secara berkala untuk mencerminkan kemajuan aktual.

*   **Persentase Penyelesaian:** Tambahkan kolom untuk "Persentase Selesai" dan gunakan fitur pelacakan kemajuan (misalnya, bar data) untuk visualisasi yang lebih baik.

*   **Log Perubahan dan Isu:** Buat lembar terpisah untuk mencatat perubahan, isu yang muncul, tindakan korektif yang diambil, dan dampaknya terhadap proyek.

**4. Manajemen Anggaran:**

*   **Perencanaan Anggaran:** Buat tabel untuk menganggarkan biaya per kategori atau per tugas.

*   **Pelacakan Pengeluaran Aktual:** Catat pengeluaran aktual dan bandingkan dengan anggaran. Gunakan formula untuk menghitung selisih dan total pengeluaran.

*   **Visualisasi Anggaran:** Gunakan grafik (misalnya, grafik batang atau pai) untuk memvisualisasikan alokasi anggaran dan pengeluaran aktual.

**5. Komunikasi dan Kolaborasi:**

*   **Berbagi Dokumen:** Simpan lembar Excel di lokasi bersama (misalnya, drive bersama atau SharePoint) agar tim dapat mengakses dan memperbarui informasi.

*   **Ringkasan Proyek:** Buat ringkasan status proyek di lembar terpisah yang mudah dibagikan kepada pemangku kepentingan.

**Tips Tambahan untuk Penggunaan Excel dalam Manajemen Proyek:**

*   **Gunakan Fungsi:** Manfaatkan fungsi Excel seperti `SUM`, `AVERAGE`, `IF`, `VLOOKUP`, dan `COUNTIF` untuk otomatisasi perhitungan dan analisis.

*   **PivotTable:** Gunakan PivotTable untuk menganalisis data proyek dari berbagai sudut pandang (misalnya, tugas berdasarkan penanggung jawab, status tugas berdasarkan prioritas).

*   **Validasi Data:** Terapkan validasi data untuk memastikan konsistensi input (misalnya, pilihan status dari daftar dropdown).

*   **Format Bersyarat:** Gunakan format bersyarat untuk menyoroti informasi penting, seperti tenggat waktu yang terlewat atau tugas dengan prioritas tinggi.

*   **Konsisten:** Pastikan semua anggota tim memahami struktur dan cara menggunakan lembar Excel yang dibagikan.

*   **Versi Terkini:** Jaga agar selalu ada satu versi "master" dari dokumen Excel Anda untuk menghindari kebingungan.

Meskipun Excel memiliki keterbatasan untuk proyek yang sangat besar dan kompleks, untuk proyek skala kecil hingga menengah, Excel adalah alat yang ampuh dan terjangkau untuk menjaga semuanya tetap terorganisir dan berjalan lancar.

Aquaponics Reborn - Sebuah Pemikiran Tentang Disain Akuaponik Yang Murah Untuk Hidroponik (Vertical Deep Water Culture)

Setelah sekian lama tidak posting akuaponik. Setelah melamun memikirkan disain akuaponik yang baik dan murah dari sisi tempat ikan dan tempat tanaman.

Pada ikan (Akuakultur)

Dengan memakai sistem bioflok kebutuhan akan filter bisa berkurang, dan sistem tetap bisa memproduksi nitrat oleh bakteri baik. Tinggal mencari hubungan antara tingkat pakan terhadap jumlah nitrat. Air disirkulasi terus ke sistem hidroponik atau hanya sebagai top up nutrisi. Memakai bio reaktor untuk membentuk flok dalam kolam atau di luar? Kita punya pilihan air di kolam jernih atau keruh.

Pada tanaman (Hidroponik)

Memakai DWC (Deep Water Culture) pembesaran memakai air dalam memiliki keunggulan jika sirkulasi air terganggu karena detak jantung akuaponik yakni pompa bermasalah, maka masih ada waktu sehingga tanaman tidak layu atau mati. Sementara sistem vertikal seperti aeroponik ataupun sistem hujan memiliki keunggulan efisiensi pemakain ruang.

Bagaimana mengkombinasikan dari kebaikan dari dua sistem itu maka ada ide saya membuat sistem yang saya namakan Vertical DWC.Setelah bertanya ke mbah google tidak menemukan yang diinginkan maka saya coba membuat konsep vertical DWC. Saya temukan ternyata pipa pvc cukup mahal, maka saya coba mencari alternatif yang lebih murah jadilah Tower POT.

Tower POT

1. Pot dengan diameter setara 6" menghadap ke atas
2. Lubang pembuangan yang ada di pot ditutup (lem bakar, plastik dll.)
3. Buat lubang ditengah untuk menempatkan pipa untuk saluran pembuangan dengan ketinggian tertentu. Ide memakai botol minuman sedang, dan tutupnya bisa sebagai kuncian antara dasar pot dan botol plastik.
4. Pot yang lebih kecil menghadap kebawah, dan tertahan oleh bibir pot yang dibawah sehingga tidak meluncur ke dasar pot.
5. Buat lubang 2-3 cm di ke-empat arah pot atas untuk memasukkan net pot. Jangan lupa bagian atas disisakan bentuk horisontal untuk memegang net pot supaya tidak jatuh (idenya lihat grow tower)
6. Berikan disk penghalang di bawah saluran atas supaya air yg keluar dari saluran pembuangan di atasnya terbuang ke samping sehingga akar net pot di hujani air sebelum akar memanjang mencapai deep water culture (pot bawah)
7. Gunakan ember besar bentuk kotak atau tabung terserah, fungsinya untuk memegang struktur tower supaya tidak jatuh.
8. Pengunci dari sub Tower Pot (terdiri dari satu pot bawah dan satu pot atas) memakai paralon atau bisa memakai besi beton untuk memegang dan tuntunan supaya sejajar. Ikat memakai baut atau yang lain.
9. Ide untuk nomor 3 tidak usah dilubangi besar tetapi cukup untuk lubang masuk pengunci nomor 8. Pipa pembuangan direkatkan dengan lem ke dasar pot.

Set Up Akuaponik

Dengan memakai sistem tekana rendah mengandalkan grafitasi maka ide yang terpikir adalah meninggikan posisi kolam ikan. Dan saluran pembuangan dan ketinggian Tower Pot sedikit lebih rendah. Sehingga air menetes dari atas Tower Pot. Atau dialirkan dari bawah memakai pengikat yang memakai paralon. Sehingga jika kita mau menjadikan tower pot sebagai sistem independence pengikat bisa dipakai menjadi saluran nutrisi. Dan bisa bak pengikat diperbesar untuk pemeliharaan ikan. Dan pot tengah diberi bahan bio filter sementara posisi pompa di atasnya. Sehingga hanya air yang bersih saja yg dipompa ke atas.

Setelah itu air dari tower pot dihubungkan dengan pipa antara modul satu dengan yang lain menuju wadah penampungan. Yang nantinya akan dipompa lagi ke kolam ikan, atau ke bio filter saja. Supaya lebih fleksibel perencanaan pemipaan supaya dipikirkan lebih baik lagi.

Sekian saja ini masih sebatas ide semoga bermanfaat.

Kisah Mahabarata di Pemilu 2019

Pemilu sudah selesai tinggal menunngu penetapan di tanggal 21/22 Mei 2019. Pemilu kemarin kita lewati kisah mahabarata. Apakah pemilu ini kita bisa melewati kisah mahabarata?
Dalam kisah ini saudara saling berseteru memperebutkan tahta. Kurawa yang dengan intriknya mencoba mengambil tahta yang menjadi hak Pandawa.
Mari kita lihat tokoh kurawa satu demi satu:

Duryudana - Seorang yg delution akan kekuasaan, untuk mencapai tidak memperhatikan jalan yang benar atau salah.

Sengkuni - seorang penuh dendam untuk menggulingkan siapa saja yg berkuasa. Mendukung Duryudana dengan taktik liciknya demi mencapai tujuan. Kalau digambarkan visual jalannya maaf agak pincang. Diceritakan dia tidak sakti tetapi mempunyai kekebalan karena kelicikan, bukan karena belajar.

Pendeta Dorna - seorang guru yg selalu menimbang mana yg lebih menguntungkan. Anaknya Aswatama bersahabat dengan kurawa. Dan punya dendam pribadi dengan Resi Bisma.

Bisma - seorang raja yg tidak mau melanjutkan memimpin. Berpihak ke Kurawa karena sumpah setianya. Jarang memberi masukan, selalu membiarkan apa yg dilakukan Kurawa di depan matanya.

Karna - kesetiaan membabi buta karena untuk membalas jasa. Saudara sendiri akan dilawan untuk memenuhi kesetiaan.

Jadi kubu siapa yg memiliki ciri-ciri itu? Hanya Tuhan yg tahu. Semoga kita lalui Pemilu ini dengan damai sesuai nilai leluhur kita yg tersarikan dalam Pancasila.

Tuhan lewatkan cawan ini daripada Negaraku. Jadilah menurut kehendakMu.

Excel Power Query - Mengimport Multi Workbook Multi Sheet Dengan Header Berformat Tanggal Berbeda

Kita punya file excel dengan data seperti di atas ada di tiap-tiap sheet. Kita mau mengimpor file tersebut dan menggabungkan  menjadi satu data yg siap untuk dianalisa memakai power pivot. Ada permasalahan untuk menggabungkan data tersebut di atas:

1. Header tidak boleh format tanggal, harus text.
2. Periodenya tiap proyek berbeda-beda

Cara penyelesaiannya:

1. Header diformat text di file excelnya sebelum di impor memakai power query
2. Data harus di unpivot dulu sebelum digabungkan

 Langkah menggabungkan multi workbook dan multi sheet:

1. Pilih power query import data dari folder
2. Insert custom column (Excel.Workkbook). Remove binary filenya
3. Insert custom column untuk menjadikan baris pertama sebagai header (Table.PromoteHeader)
4. Insert custom column untuk Un-Pivot table. (Table.UnpivotOtherColumns)

Selesai kita mendapatkan table yg sudah tergabung dan jika ada file update atau tambahan tinggal di re-fresh all maka data akan terupdate.
Langkah detailnya nanti kita buat.

Excel Masalah Power Pivot Sangat Lambat

Habis merubah data supaya bisa diolah oleh Power Pivot, akhirnya sampai memakai power pivot. Ternyata bikin emosi teraduk-aduk, marah, kesal dll. Mulai adegan menyalahkan kenapa excelnya cuma 32 bit sementara sistem operasi 32 bit. Kenapa memorinya tidak lebih dari 4 GB? Kenapa tidak core i10? Kenapa?????
Akhirnya iseng-iseng download lagi power pivot di web resmi windows di sini. Install sesuai versi excel ku 32 bit yakni yg x86. Selesai.
Aku running lagi file excel yg lambat power pivotnya.
Woala kencang sekali..
Terima kasih Tuhan

IG. Krisna Wijaya Masuk SMP Jakarta dari Jalur Luar DKI 2018

Setelah Bima Duta Astana kini giliran adiknya Ig. Krisna Wijaya yg akan masuk SMP. Pilihan adalah swasta dan negeri, dan yg terpilih adalah negeri. Dengan nilai UN yg pas-pas an untuk jalur luar DKI maka pilihan menjadi sempit. Apalagi ada kriteria tambahan harus dekat kakaknya Bima dan adiknya Arjuna dan Kirana. Inilah hasil extract file dari PPDB DKI Jakarta dengan memakai power query di excel, sekalian mempraktekan jurus baru.
Di sini bisa di dawnload file SMP DKI Jakarta tahun 2018

Excel Power Query - Memfilter Data Revisi Terakhir

Akhir akhir ini aku belajar power pivot untuk mengolah data proyek. Rencana untuk setiap proyek bisa mulai dari revisi 0 sampai revisi ke-n, dan nomor revisi terakhir tidak selalu sama bisa 1,2,3 dst. Sudah pusing tujuh keliling bagaimana cara menyelesaian dengan pivot table, sampai menggunakan slicer. Masih tidak ketemu juga.

Akhirnya ketemu dengan tools excel power query dan power pivot yg katanya menjanjikan kecepatan dan kemampuan mengolah data yg besar. Excel menurut saya masih menjadi alat analisa yg luar biasa yg tidak hanya menarik data excel tetapi juga mampu menarik data dari sumber lain seperti txt, web, sql dll.

Sebelum mulai kalau memakai excel 2010 silahkan mendownload gratis add in power query di web microsoft.

Contoh file yg akan kita oprek dan hasil akhirnya seperti di bawah ini:

Bagaimana step by stepnya di postingan yg akan datang saya jabarkan.
Download dulu untuk mengikuti langkahnya di sini

• Prinsip dasarnya adalah membuat dimensi table dari data yg ada maka kita punya table revisi terakhir.

• Import data sumber sebagai fact table atau transaksi.
• Masuk ke tab Power Query gunakan operasi merge. Table revisi terakhir sebagai yg pertama setelah itu table transaksi sebagai yg ke dua. Tipe join adalah left outer, bayangkan table revisi terakhir di kiri dan table transaksi di kanan. Perintahnya adalah gabungkan semua data yg sama dengan data yg ada di kiri (revisi terakhir). ID yg sama adalah dua di highlight semua yaitu Incident dan Revision #. Maka jadilah.

• Hasil akhirnya sebagai berikut

 Kalau kita hanya butuh data revisi terakhir langkah berhenti di langkah pertama. Tetapi kalau kita ingin tahu semua data di revisi terakhir apa saja ikuti langkahnya sampai selesai. Buka file excel nya dan tunjuk lalu klik kanan edit.
Dalam kasus saya adalah sebagai berikut :

Saya akan membuat analisa dengan power pivot.  Karena kalau kita lihat ada proyek dengan revisi plan yg tidak sama ada yg revisi 0,1,2,3 dst. Saya ingin data dari revisi yg terakhir saja yg di analisa. Maka langkahnya seperti yg dijelaskan di atas. Karena data sudah berupa cross tab tabel maka harus di rubah supaya bisa dianalisa memakai pivot table. Untuk mengatur data supaya bisa di analisa pakai pivot maka kita memakai Power Query untuk menyiapkan data di atas. Kita simpan untuk posting berikutnya "Menyelesaikan masalah umum yg timbul pada data yg tata letaknya salah".